Работа организатора деловых мероприятий включает в себя множество задач. Даже большим командам часто сложно справиться с такими большими объемами, особенно на крупных мероприятиях, таких как форумы или конференции. Владислав Беляев, исполнительный директор и сооснователь AutoFAQ, эксперт в области искусственного интеллекта, делится своим видением того, как умные технологии могут помочь оптимизировать организацию и проведение крупных форумов и конференций.
Что такое цифровые помощники на основе искусственного интеллекта
Цифровые помощники на основе искусственного интеллекта — это программное обеспечение, которое использует нейронные сети для выполнения задач и помощи пользователям в режиме реального времени. Они используют обработку естественного языка (NLP) и могут быть речевыми или текстовыми. Ключевые особенности этих помощников включают распознавание речи, машинное обучение для повышения точности, персонализацию на основе предпочтений пользователя, автоматизацию задач и интеграцию с другими сервисами. Эти технологии упрощают взаимодействие с устройствами и сервисами, делая повседневную жизнь и бизнес более эффективными.
Существует множество примеров его использования в бизнесе. Мы рассмотрим возможность использования таких цифровых помощников для общения с крупными участниками мероприятий. Практика показывает, что выгода ощутима как для пользователей, так и для организаторов.
В отличие от простых чат-ботов, цифровые помощники, управляемые искусственным интеллектом, предлагают более глубокое взаимодействие, которое значительно повышает удовлетворенность пользователей и эффективность уровня обслуживания. Организаторам мероприятий ИИ-помощники могут помочь сократить расходы за счет снижения нагрузки на персонал и устранения необходимости расширения штата. Дополнительно AI-решение собирает и анализирует данные о взаимодействии участников со службами поддержки. Организаторы получают ценную информацию. Выявив наиболее распространенные вопросы и проблемы, можно улучшить будущие меры.
От попыток дозвониться в поддержку события — к мгновенным ответам в чате
Часто крупные мероприятия с тысячами людей будут иметь многоканальную поддержку, а в некоторых случаях и полноценный контакт-центр. Традиционные методы коммуникации между оргкомитетом и участниками требуют активного участия персонала: организаторы используют электронную почту, телефонные звонки, средства обмена мгновенными сообщениями, а ответ на каждый уточняющий вопрос требует нескольких минут, а иногда и нескольких Часов рабочего дня члена команды. Отсутствие поддержки ботов на крупных мероприятиях может привести к задержкам и неточностям в обработке запросов, вызывая недовольство участников и увеличивая нагрузку на организаторов.
Переход на инструменты на базе искусственного интеллекта может автоматизировать ответы на распространенные вопросы и обеспечить мгновенное взаимодействие, что значительно сокращает время ответа и улучшает общее впечатление от мероприятия для участников. Технология позволяет организаторам обслуживать большое количество людей, сохраняя при этом высоко персонализированное общение с участниками.
Важно отметить, что при организации мероприятия чат-боты с искусственным интеллектом могут использоваться для взаимодействия с участниками мероприятия, помогают им ориентироваться на территории, получать информацию об изменениях в планах и других вопросах, а также взаимодействовать с командой организаторов, помогая снизить рабочую нагрузку и повысить эффективность работы. Экономическая эффективность и качество деятельности.
Чек-лист: когда целесообразно привлекать цифровых помощников на базе ИИ при организации мероприятий
- Большой объем запросов в службу поддержки. Количество запросов на поддержку кампании до, во время и после мероприятия составляет примерно 10 000 и более. В этом случае робот-помощник сможет взять на себя более 80% всех входящих запросов, а оператор контакт-центра сможет перейти от типовых вопросов к более сложным. Например, на ПМЭФ-2024 использование чат-ботов позволило автоматически обработать более 9 тысяч разговоров. В некоторых случаях активная поддержка может отсутствовать у выделенных экспертов, что делает использование цифровых помощников еще более актуальным.
- Пиковая нагрузка. Крупные мероприятия с большим количеством участников часто испытывают пиковые нагрузки, перегружая традиционные системы обслуживания. Чаще всего такие всплески случаются за несколько дней до и в первый день мероприятия. Есть исключения из правил — например, если в планах мероприятия происходят срочные изменения, это может вызвать немедленную реакцию аудитории в виде потока запросов. Использование чат-ботов на базе искусственного интеллекта может помочь более равномерно распределить рабочую нагрузку между сотрудниками контакт-центра и избежать необходимости в дополнительном персонале в дни пик, делая мероприятия более рентабельными за счет мгновенного ответа на запросы посетителей.
- Долгосрочная деятельность требует долгосрочной поддержки. Мероприятия продолжительностью несколько дней или недель требуют постоянной поддержки со стороны участников. AI обеспечивает бесперебойную непрерывную связь 24/7 без дополнительных затрат на персонал.
- Здесь разнообразные активности и сложные правила посещения. Бот поможет участникам лучше понять плотный график мероприятия, место встречи и конкретные требования к участию. Кроме того, чат-бот поможет решить организационные вопросы – в каком отеле остановиться, чтобы сократить время приезда на мероприятие, где заранее ознакомиться с полной программой мероприятия, где припарковаться, как закрыть семинар, будет ли быть вечерним развлечением.
- Множество платформ. Мероприятия могут проводиться одновременно на разных площадках: в разных залах, павильонах, локациях или даже городах. В этом случае робот-помощник поможет с навигацией, подскажет, где находится тот или иной сеанс и т д.
- международные игроки. Чат-боты с искусственным интеллектом способны обеспечить многоязычную поддержку, что крайне важно для обеспечения качественного общения с участниками, владеющими иностранными языками.
- Много экстренной информации. Организация мероприятия – сложный процесс и всегда есть вероятность возникновения непредвиденных обстоятельств. Например, изменение места или времени мероприятия, экстренная замена динамиков. Организаторам внедрение решений на базе искусственного интеллекта в случае форс-мажорных обстоятельств помогает не потерять контроль над ситуацией. Если перед мероприятием необходимо распространить много актуальной информации, чат-бот поможет быстро донести ее до участников и персонала, гарантируя, что у каждого будет доступ к необходимым данным.
Поэтому роботы с искусственным интеллектом стали незаменимыми помощниками в организации деятельности, обеспечении уровня обслуживания и своевременном решении новых задач.
Примеры использования цифровых помощников на мероприятиях в зависимости от времени контакта с участниками.
До мероприятия
- Информация и регистрация. Упростите уведомление участников и автоматизируйте процесс регистрации.
- Проезд и проживание: Помощь в бронировании транспорта и проживания, консультации по логистике мероприятий.
Во время мероприятия
- Навигация и рекомендации: помогает ориентироваться на многочисленных платформах и рекомендует сеансы для улучшения опыта участников.
- Вопросы и отзывы: давайте мгновенные ответы и собирайте отзывы в режиме реального времени.
после
- Обработка отзывов: автоматически собирайте и обрабатывайте отзывы, чтобы улучшить будущие мероприятия.
- Доступ к контенту: распространение материалов мероприятия.
Таким образом, использование искусственного интеллекта позволяет:
- Предоставлять участникам максимально своевременные и точные ответы 24/7;
- Персонализированное взаимодействие с участниками по сложным вопросам;
- Снизить нагрузку на сотрудников и избежать дополнительных затрат в периоды пиковой нагрузки;
- Повысить эффективность команды за счет качественного и своевременного поиска информации;
- Эффективно собирайте отзывы для оптимизации будущих кампаний.
